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S'ORGANISER

ORGANISER SES PROJETS EN 4 ETAPES

Planning de Gantt

 

Aujourd’hui je viens vous parler de planification et plus particulièrement de planification de projets ou d’événements conséquents. Vous savez, ce genre de projet qui vous demande beaucoup de travail et surtout beaucoup de tâches différentes ! Le planning de Gantt est très utilisé pour organiser des événements où il y a toute une équipe en place pour gérer plein plein plein de choses ! Vous pouvez l’utiliser pour votre mariage, votre création d’entreprise ou alors pour organiser un concert si vous voulez.

Aujourd’hui, on va faire le rétro planning de notre création d’entreprise et du coup je vais vous révéler quelques petits secrets.

1- Lister toutes les tâches

Vous devez lister l’ensemble des tâches en décortiquant les tâches les plus grandes. Vous associez chaque tâche à la durée nécessaire à son accomplissement et au nombre de personnes.

Ensuite, on vient noter ce qu’on appelle « les ancêtres ». Les ancêtres ce sont les tâches indispensables à la réalisation de la tâche qui suit.

Par exemple, pour réaliser notre branding pack il nous faut absolument le logo. Ou encore, pour réaliser le développement de l’appli il nous faut absolument le design de cette dernière.

hiérarchiser

2- Hiérarchiser les tâches

Pour ça, nous reprenons les colonnes « tâches » et « ancêtres ». Ici, nous avons 4 niveaux de tâches mais on peut bien sûr en avoir beaucoup plus ou beaucoup moins. Dans le « niveau 0 », on note toutes les tâches qui n’ont pas d’ancêtres. Dans le « niveau 1 », les tâches qui découlent de la réalisations du niveau 0.

Par exemple, une fois que la tâche A est réalisée, je peux mettre en oeuvre la tâche B. Une fois la tâche B effectuée, je peux lancer la C et la G… Vous avez compris ?

3- Organiser les tâches

Là, on va simplifier le modèle de départ du planning de Gantt qui prend en compte les délais de livraison et tout un tas d’autres choses dont on a pas besoin ici -oui, oui, c’est vraiment une forme de planification utilisé pour de gros événements.-

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Alors on reprend notre schéma de tout à l’heure qui représente l’ordre dans lequel on doit effectuer les tâches. Pour chacune d’entre elles, on va faire un petit tableau de 6 cases. Nous allons remplir les cases comme suit :

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Pour chaque tache, Nous allons rappeler la lettre correspondante et sa durée. Nous allons ensuite noter la date de début au plus tôt et la date de fin au plus tôt et faire de même pour la date de début au plus tard et la date de fin au plus tard. Vous allez me dire « that’s the fuck?! »

Prenons en exemple la tâche E « statuts société » qui demande 30 jours pour être réalisée. Cette tâche n’a pas d’ancêtre, elle peut donc être commencée au jour 1 et terminée au jour 30. Etant donné que cette tâche va nous demander beaucoup d’investissement et qu’on a des tâches plus courtes et plus urgentes, je me dis qu’il est possible qu’on ne la commence pas tout de suite. Donc je mets en « début au plus tard » le 30ème jour, ce qui nous ramène la fin au 59ème.

4- Les durées deviennent des dates

Maintenant que nos tâches sont hiérarchisées, organisées et que nous avons les numéros des jours, nous allons prendre un calendrier.

  • Fixez votre Jour 1 : ici le lundi 12 février
  • Barrez tous les jours non travaillés car ils ne comptent pas : ici le samedi et le dimanche
  • Il ne vous reste plus qu’à compter !

Reprenons notre tâche E. Elle commence au plus tôt le lundi 12 février et se terminera 30 jours travaillés plus tard, soit le 23 mars. Elle commencera au plus tard le 23 mars et se terminera au plus tard le 3 mai.

Pour répartir les tâches, nous avons utilisé un code couleurs. Bleu pour Nath, Rouge pour moi, Violet pour les deux et Vert pour les tâches qui demandent une tiers personne.

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Voilà la vision d’ensemble de notre projet. Après, bien évidemment, tout est ajustable. J’ai d’ailleurs décalé la préparation des posts et le lancement de nos pages Facebook et Instagram. Ce qui m’importe, c’est surtout d’avoir une to do list et d’avoir une vision sur les prochains mois.

Alors, bien sûr, il y a des milliers d’outils maintenant comme Trello par exemple. Je suis d’accord avec vous, c’est un peu old school ma méthode mais je suis très papier-stylo…

Alors je me demande, vous utilisez quelle méthode pour vous organiser ?

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